Optimisez vos processus, gagnez du temps, prenez en charge plus de missions et générez vos eCMR .
La lettre de voiture électronique (Ecmr) et ses fonctions associées présentent les avantages de gain de productivité au gestionnaire et aux conducteurs qui n’ ont plus de lettre de voiture à écrire et à transmettre. Ils reçoivent un document pré-rempli avec l’expéditeur, le destinataire, le chargement. Ils n’ont qu’à compléter (numéro de plomb etc..) et valider
Le gain de temps est bien réel, rien à voir avec les applications qui permettent de photographier les lettres de voiture pour les transmettre. Les tâches supplémentaires pour le personnel roulant ne lui font pas gagner du temps et ces solutions ne sont pas d’une fiabilité optimale quand l’écriture manuelle n’est pas très lisible, qu’il manque des informations ou que la qualité de la photo est un peu limite par exemple.
Le processus de mise à jour de la lettre de voiture en temps réel via le module ecmr pour smartphones du TMS Wintruck, votre logiciel de gestion de transports de conteneurs, permet à l’exploitant d’être informé du déroulement des missions. Il peut informer ces clients des étapes et incidents de livraisons tel que les retards au moment même où l’évènement se produit ou tout simplement de la fin de la mission.
Associé aux fonctions de dématérialisation, la facture est générée automatiquement associée à la lettre de voiture (Ecmr) validée et expédier au client.
Ces deux processus intégrés, permettent d’optimiser les processus et faire gagner beaucoup de temps au gestionnaire qui pourra prendre en charge plus de missions.
Ainsi, à la réception de la lettre de voiture signée, le déclenchement de la génération de la facture et son envoi peuvent-être automatique et seule une opération de contrôle peut éventuellement être nécessaire quand tout n’a pas été contrôlé dès la commande par exemple.
Le fait de raccourcir et d’automatiser ces processus à des chances aussi de raccourcir les délais de paiement en éliminant les temps entre la fin d’une mission et la production manuelle des factures.
La commande peut aussi arriver par le module EDI et la boucle est bouclée, les interventions manuelles sont alors réduites à leurs strict minimum et diminuent d’autant les risques d’erreurs et les temps de traitements. Ce processus est aussi à la disposition de l’affréteur, qui va fournir les missions et l’application mobile à ses affrétés qu’ils pourront télécharger gratuitement pour gérer la lettre de voiture et informer du déroulement des missions de la même manière qu’ils auront aussi toutes les informations pour générer la facture attendue par leur donneur d’ordre.
2SN France- édition de logiciels de gestion de transports (TMS)
Le CMR version électronique « eCMR » en droit :
Le transport international des marchandises est couvert par une convention de l’ONU, la « convention CMR » ou Convention relative au contrat de transport international par route. Une lettre de voiture contient des renseignements sur la nature des marchandises transportées ainsi que les parties concernées par l’échange.
En février 2008, un protocole a été ajouté à la Convention CMR au sujet de l’utilisation de la lettre de voiture électronique. Ce protocole est entré en vigueur le 5 juin 2011. Le document électronique e-CMR doit contenir au moins les mêmes informations que la version papier et est équivalente au document sous forme papier
Au total, le protocole eCMR remplace le document papier dans les 29 pays qui l’ont ratifiés à ce jour:
Bélarus, Bulgarie, Danemark, République tchèque, Espagne, Estonie, Finlande, France, Iran, Les Pays-Bas, Lettonie, Lituanie, Luxembourg
Moldavie, Norvège, Oman, Ouzbékistan, Pologne, Portugal, Roumanie, Russie, Slovaquie, Slovénie, Suède, Suisse, Tadjikistan, Turquie
Ukraine, Royaume-Uni.
Sauf quelques exceptions comme par exemple le transport de produits dangereux et le transport de déchets, l’e-CMR est aussi accepté en Allemagne pour le transit de marchandises.
Les avantages d’une lettre de voiture électronique (eCMR)
Une réduction des coûts
- Gains administratifs dans le traitement de l’information
- Plus écologique
- Une gestion accélérée (moins de données à saisir, suppression des documents papiers, fin des transmissions par fax, scanner, moins d’archives papier)
- Une meilleure synchronisation des livraisons et des réceptions
- Une simplification des processus liés aux opérations douanières
- Une accélération des échanges d’information et des processus de facturation
Une plus grande transparence
- Un accès à l’information en temps réel, avec des documents prouvant la prise en charge et la livraison des colis
- Une plus grande précision des données
- Un renforcement de la visibilité durant les opérations de transport et de la collaboration entre les différents acteurs
- Des expéditions mieux surveillées et contrôlées
Le eCMR en pratique
La lettre de voiture CMR atteste non seulement de la prise en charge des marchandises en bon état, mais aussi de l’expédition du moment où le transport y a apposé sa signature. C’est la matérialisation d’un contrat de transport de marchandises qui existe indépendamment de celles-ci.
En pratique, un ordre de transport est transmis au conducteur en temps réel sur sa tablette de bord ou son smartphone. Lors de l’enlèvement, le conducteur et l’expéditeur signent de manière sécurisée sur le smartphone. La preuve de l’enlèvement des marchandises est alors immédiatement disponible avec toutes les informations associées.
Lors du transport, le conducteur peut à tout moment lors d’un contrôle des autorités produire les pièces nécessaires depuis sa tablette de bord ou son smartphone.
Arrivé sur le lieu de livraison, le conducteur et le destinataire confirment la livraison des marchandises et rendent cette information disponible en temps réel pour l’ensemble des acteurs.
- La e-CMR est un avantage compétitif pour les entreprises qui gagnent en productivité, visibilité et en agilité.
- La documentation de transport peuvent être distribuées entre les différentes parties prenantes au transport.
- Une solution numérique permet la centralisation des informations avec un accès en ligne pour l’expéditeur, le transporteur et le destinataire grâce à des notifications mail.
- Une première estimation des réductions des coûts administratifs a permis de mettre en avant une économie d’environ 4,5 euros par lettre de voiture, toutes tâches confondues.
- Les avantages sont nombreux et améliorent le travail du conducteur routier qui va perdre moins de temps au chargement et déchargement
De nombreuses heures sont perdus par les transporteurs et leurs clients à cause de CMR perdus, illisibles ou simplement non fournis. Une solution e-CMR centralisée permets aux donneurs d’ordre un accès aux documents de transport archivés, à tout moment à travers d’un simple champ de recherche et de joindre automatiquement les lettre de voitures avec les factures dématérialisées comme papier( en voie de disparition).
En savoir plus