FACTURES DEMATERIALISEES : VOS OBLIGATIONS LÉGALES 

LE CADRE JURIDIQUE :

Il existe un cadre réglementaire pour encadrer les pratiques autour des factures dématérialisées pour les entreprises dans le cadre des marchés publics comme pour les marchés privés.

Concernant les marchés publics, la facturation dématérialisée est obligatoire pour les grandes entreprises (plus de 5 000 salariés) depuis le 1er janvier 2017, pour les entreprises de taille intermédiaire (250 à 5 000 salariés) depuis le 1er janvier 2018 et pour les petites et moyennes entreprises (10 à 250 salariés) depuis le 1er janvier 2019 et enfin au 1er janvier 2020 même les très petites entreprises (moins de 10 salariés) y sont soumises.

Pour les entreprises privées, le cadres juridique se trouve :

  • Au niveau européen avec les directives 2001/115/CE, 2006/112/CE et  2010/45/CE
  • Au niveau français, les règles sont transposées dans le Code Général des Impôts (CGI) et listées depuis 2013 dans le Bulletin officiel des finances publiques (BOFIP).

Tous les pays européens sont soumis à la directive européenne 2014/55/UE qui rend la facture électronique obligatoire en 2020.

Les entreprises qui émettent des factures électroniques doivent garantir trois principes :

  • Authenticité de l’origine : assurer l’identité de l’émetteur de la facture.
  • Intégrité du contenu de la facture : aucune altération possible des données de facturation lors de l’échange.
  • Lisibilité de la facture : l’administration doit pouvoir lire sans difficulté la facture.

En savoir plus

A savoir :

L’envoi de vos factures au format pdf  en pièce jointe d’un mail  répond à l’obligation de lisibilité mais pas aux principes d’authenticité et d’intégrité parce que votre mail peut être piraté d’une part et d’autre part parce qu’il manque la preuve de l’intégrité.

En optant pour des solutions de signature électronique, vous assurerez l’authenticité mais pas l’intégrité: Rien n’ empêche le destinataire à ce stade de modifier le pdf reçu.  Dans ce cas si la preuve pourra être donnée que vous avez bien reçu un fichier par exemple nommé facture01234.pdf de la part de votre fournisseur, ce fichier ne correspondra pas forcément à l’original (intégrité).

Vous pouvez aussi choisir des plateformes, elles servent de tiers de confiance, vous leur envoyez vos factures et elles les mettent à disposition de vos clients. Hormis le fait que vous acceptez de fournir des informations commerciales sensibles à la plateforme qui pourra toujours s’engager à ne rien divulguer mais.., la manipulation est contraignante pour vos clients qui devront se connecter à chaque plateforme pour récupérer leurs factures… Sauf si vous êtes incontournable sur votre marché, cette option pourrait lasser vos clients.

Une solution simple ? :

EFICE Certifie l’intégrité de vos factures et authentifie l’émetteur en une seule opération sans contraindre le client à aller chercher ses factures sur une multitudes de plateformes “https”.

Cette solution de dématérialisation des factures permet à votre entreprise de générer les factures depuis son logiciel préféré (ou pas)  sans rien changer à ses processus, de les certifier, les signer puis les expédier à vos clients en toute simplicité et en conformité avec la réglementation.

Plusieurs façons de procéder :

  • Soit en passant par l’imprimante virtuelle fournie qui prendra en charge tout le processus
  • Soit en intégrant le mode EDI qui permettra en plus à vos clients privés de recevoir leurs factures en pdf certifié et authentifiées et en fichier EDI pour l’intégrer directement dans leur système d’information comme à vos clients publics sur la plateforme Choruspro.

LES AVANTAGES :

Sans imposer de lourdes manipulations complémentaires aux utilisateurs, EFICE permet d’adopter le traitement des factures dématérialisées conformes facilement.

Quelques bénéfices évident pour l’entreprise qui émet la facture comme celle qui la reçoit :

  • Automatiser les processus de facturation dématérialisée
  • Eliminer les impressions papier, les mises sous plis, les timbres, les enveloppent…
  • Diminuer le coût de traitement des factures et les frais de relance,
  • Eliminer la numérisation du document papier et/ou son transfert manuel depuis une plateforme quelconque
  • Mieux maîtriser les délais de paiement,
  • Accélérer et facilité la validation des factures (avant envoi chez le fournisseur et paiement chez le client),
  • Optimise la gestion de trésorerie.
  • Optimise la recherche du document et son suivi

Jamais un service ne s’est montré aussi rentable en terme de gain de temps ( et donc d’agent) aussi rapidement.